Maar weinig ondernemers beseffen dat zij bij het uitreiken van facturen onderworpen zijn aan de dwingende taalwetgeving. Zo kan het evident lijken om aan een Waalse klant een factuur in het Frans uit te reiken of bij internationale cliënten gebruik te maken van het Engels. De juridische werkelijkheid is evenwel anders. De gecoördineerde Taalwet uit 1966 bepaalt immers: “voor de akten en bescheiden, die voorgeschreven zijn bij wetten en reglementen, gebruiken de private nijverheids-, handels- en financiebedrijven de taal van het gebied waar hun exploitatiezetel of onderscheiden exploitatiezetels gevestigd zijn”. Voor het Vlaamse grondgebied werd dit beginsel naderhand in het zogenaamde ‘Septemberdecreet’ van 1973 bevestigd en aangevuld.
Ook de factuur valt onder deze bepalingen. Met “private nijverheids-, handels- en financiebedrijven” wordt in feite de gehele economische sector bedoeld. Onder “exploitatiezetel” moet dan weer begrepen worden de plaats waar de technische, industriële en/of commerciële activiteiten plaatsgrijpen. De exploitatiezetel valt niet noodzakelijk samen met de maatschappelijke of de administratieve zetel, i.e. respectievelijk de plaats waar de leiding zetelt en de plaats waar de administratieve taken worden verricht. Enkel de plaats van de exploitatiezetel is determinerend voor de taal waarin de factuur principieel moet opgesteld worden. Voor ondernemingen met exploitatiezetel in Vlaanderen is dit het Nederlands.
De regel geldt enkel wanneer de aflevering van een factuur verplicht is en is beperkt tot de wettelijke vermeldingen. De wettelijke vermeldingen zijn die gegevens die de factuur verplicht moet bevatten: identiteit van de partijen, voorwerp, datum, prijs enz.. Facultatieve vermeldingen zoals verkoopsvoorwaarden worden niet geviseerd door de taalwetgeving (zie hierna).
Wat zijn nu de consequenties indien deze regel met de voeten wordt getreden en de factuur in een andere taal wordt opgesteld? Indien de contractant geen bezwaar maakt en betaalt, is er in wezen geen probleem. Anders kan het lopen wanneer er betwisting rijst en de zaak voor de Rechtbank moet gebracht worden. Principieel is een factuur in een andere taal niet rechtsgeldig. Deze absolute nietigheid brengt met zich mee dat het betrokken stuk ‘als factuur’ niet bestaat, met alle mogelijke gevolgen van dien, bv. naar de specifieke bewijswaarde en verwijlsrente toe. De taalwetgeving is van openbare orde, wat maakt dat de rechter deze nietigheid zelfs zou moeten toepassen zonder dat de verwerende partij dit opwerpt. In de praktijk lijkt men daar alvast soepeler mee om te gaan, doch er zijn gevallen bekend waar de rechtbank de vordering enkel om die reden afwees.
Het is gelukkig mogelijk om de principieel nietige factuur te vervangen door een vertaalde factuur, per hypothese wèl in de juiste taal. De schuldeiser kan dit ten allen tijde. De inhoud van de nieuwe factuur moet uiteraard identiek zijn aan de inhoud van de oorspronkelijke factuur, anders gaat het niet om een ‘vervanging’. De vervanging van een factuur heeft slechts uitwerking op de datum van de vervanging. Er zou kunnen geargumenteerd worden dat er geen verwijlsrente verschuldigd is voor de tijd die verstreken is tussen de uitgifte van de oorspronkelijke factuur en de vervanging ervan.
Voornoemde regeling kan al te rigide lijken en hoeft niet te leiden tot klantonvriendelijke toestanden. Een klant heeft uiteraard weinig aan een factuur die hij niet begrijpt. Men kan bijvoorbeeld een meertalige factuur opmaken. Een dergelijk document is rechtsgeldig zolang de wettelijke vermeldingen ook in het Nederlands voorkomen op de factuur. In de praktijk kan men ook een factuur in de taal van de geadresseerde uitreiken, en daar een factuur in de taal van de opsteller bijvoegen. Strikt genomen is enkel die laatste factuur rechtsgeldig. Men zou ook kunnen afwachten of de betrokken klant de anderstalige factuur al dan niet betaalt alvorens een factuur na te sturen in de taal van de opsteller.
De taalwetgeving is niet van toepassing op de algemene factuurvoorwaarden. Algemene voorwaarden behoren immers niet tot de bij wet verplichte vermeldingen op een factuur. Paradoxaal
genoeg is de rechtspraak in die zin gevestigd dat de algemene verkoopsvoorwaarden bij een factuur niet aan de geadresseerde tegenstelbaar zijn indien deze opgesteld zijn in een taal die deze niet begrijpt. Op de afzender rust dus de bewijslast dat de geadresseerde voldoende kennis heeft van de gebruikte taal om de algemene voorwaarden te begrijpen. Indien daarover twijfel zou bestaan, zal deze twijfel veelal in het voordeel van de medecontractant spelen.
Voor de BTW administratie lijkt nog een andere stelregel van toepassing. Een circulaire uit 2013 bepaalt uitdrukkelijk dat de administratie de aftrek niet mag weigeren louter omwille van de in de factuur gebruikte taal. De administratie kan wel steeds voor controledoeleinden voor bepaalde belastingplichtigen en in bepaalde gevallen een vertaling eisen van facturen die niet in één van de nationale talen (Nederlands, Frans, Duits) zijn opgesteld. Deze mogelijkheid is enkel van toepassing op facturen met betrekking tot leveringen of diensten verricht in België en op facturen ontvangen door een in België gevestigde belastingplichtige. Dit leidt ons inziens tot de weinig vanzelfsprekende conclusie dat de BTW op een factuur die nietig is omwille van een inbreuk op de taalwetgeving, toch probleemloos aftrekbaar is.
De taalwetgeving schrijft voor dat een factuur opgesteld wordt in de taal van de exploitatiezetel van de opsteller. Wanneer dit problemen stelt voor anderstalige klanten, kan dit dwingend voorschrift ondervangen worden door ofwel een meertalige factuur op te maken ofwel een vertaling van de factuur bij te voegen, al dan niet gelijktijdig met de initiële factuur. Voor de factuurvoorwaarden hanteert men dan weer best de taal die de handelsrelatie begrijpt. De BTW administratie zal in principe niet de BTW aftrek weigeren indien een factuur in een andere taal is opgesteld, doch zij kan wel steeds de belastingplichtige vragen om een vertaling van het betrokken stuk.
