De bestuurders van vennootschappen, vzw’s, stichtingen ed hebben de verplichting om de gegevens over hun zgn. uiteindelijke begunstigden op te nemen in het UBO-register dat werd opgericht in de strijd tegen witwassen en terrorisme. De informatie in UBO-register moet adequaat, nauwkeurig en actueel zijn.
Het UBO-register wordt beheerd door de FOD Financiën. De bestuurders van vennootschappen, vzw’s, stichtingen ed moeten dat melden via het online platform MyMinFin, binnen de maand nadat de uiteindelijk begunstigde gekend of gewijzigd is.
De eerste registratie in het UBO-register moest voor eind 2019 gebeuren. Jaarlijks moet die gegevens ook bevestigd worden als er geen wijzigingen zijn, maar om praktische redenen heeft de FOD Financiën dat op 30.04.2020 zelf gedaan. De eerstvolgende bevestiging moet dus uiterlijk pas op 30.04.2021 gebeuren, tenzij er vóór die datum een wijziging optreedt.
Documentatieplicht
In een K.B. van 23 september 2020 werd het een en ander gewijzigd wat de te verstrekken informatie betreft. Elke informatieplichtige entiteit wordt nu verplicht om, met betrekking tot de geregistreerde informatie, de onderliggende documenten mee over te maken. Dit betekent concreet ook dat alle informatieplichtige entiteiten deze administratieve verplichting voor de door hen reeds geregistreerde informatie van de UBO’s, bijkomend en zo snel mogelijk in orde moeten brengen, gelet op de datum van inwerkingtreding van het KB op 11 oktober 2020, welke datum reeds via administratieve tolerantie werd uitgesteld tot 30 april 2021.
De toegang tot het UBO-register
De meest ingrijpende wijzigingen situeren zich op het vlak van de toegang tot het register. In de eerste plaats zal voortaan niet langer enkel de actueel geregistreerde informatie raadpleegbaar zijn, maar ook de volledige historiek van de registraties. De historiek was op heden reeds consulteerbaar in het IT-systeem onder de tab ‘overzicht van de wijzigingen’. Ondanks het feit dat het KB nu toelaat dat deze tab consulteerbaar mag blijven in het UBO-register blijft deze tab problematische informatie bevatten. Zo wordt op deze tab eveneens de identiteit weergegeven van de persoon die de registratie heeft uitgevoerd. Indien de registratie werd uitgevoerd door een mandataris kan deze tab mogelijks een inbreuk vormen op het beroepsgeheim van deze mandataris.
Daarnaast wordt om onbegrijpelijke redenen voor iedere burger de toegang geopend, ongeacht het aantonen van een legitiem belang, tot de gegevens van bepaalde UBO-categorieën van vzw’s en stichtingen. Het betreft concreet de gegevens van volgende UBO categorieën: de leden van de raad van bestuur, de personen gemachtigd om de stichting of VZW te vertegenwoordigen, personen belast met het dagelijks bestuur en de oprichter van de stichting.
De geregistreerde gegevens van de begunstigden en andere personen die zeggenschap uitoefenen via andere middelen over de vzw of de stichting, zullen echter enkel toegankelijk blijven voor het brede publiek indien een legitiem belang kan worden aangetoond. Opmerkelijk is dat in het Verslag aan de Koning wordt verduidelijkt dat het KB van 30 juli 2018 werd aangepast c.q. aangevuld overeenkomstig de adviezen van de Raad van State en de Gegevensbeschermingsautoriteit. In haar advies van 2 februari 2017 is de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming hierin echter zeer duidelijk door onder meer te stellen dat de toegang tot de geregistreerde informatie zou moeten worden beperkt tot entiteiten die belast zijn met de handhaving van de wet en dit met naleving van het evenredigheidsbeginsel. Ook de Raad van State merkt in haar verslag van 4 juli 2018 op dat het verlenen van toegang tot de gegevens van de UBO van vzw’s en stichtingen, zonder aantonen van een legitiem belang in strijd kan zijn met de richtlijn en het recht op privéleven. Het KB gaat in deze dus véél verder.
https://www.etaamb.be/nl/koninklijk-besluit-van-23-september-2020_n2020043186.html
(27.10.2020)
